根据国家保密法律法规，任何情况下都不得擅自复制涉密文件（密件）。公务需要处理涉密文件时，必须严格遵守以下规定：

核心原则：禁止擅自复制

任何个人或单位均无权自行决定复制国家秘密载体（密件），无论其载体形式（纸质、电子等）或公务需求紧迫程度如何。

唯一合法途径：严格审批与监督
若确因公务必需复制，必须遵循以下法定程序：

内部审核： 首先向本单位保密工作机构（保密办公室）或定密责任人提出申请，详细说明复制原因、复制内容范围、复制份数、使用目的及保管措施。

报原制发机关审批： 经本单位保密机构初步审核认为有必要后，由本单位正式报请该涉密文件的原制发机关进行审批。必须获得原制发机关的书面批准文件。

监督复制：

复制工作必须在指定涉密场所进行。

由专人（通常是本单位保密干部或经授权人员）全程监督复制过程。

使用专用涉密设备进行复制（如涉密复印机、涉密计算机和刻录设备等），绝对禁止使用非涉密设备（普通打印机、复印机、U盘、互联网邮箱/通讯工具等）。

登记管理：

对复制行为进行详细登记，记录文件名称、密级、保密期限、复制份数、审批文号、复制时间、监督人、使用人等。

复制件的密级、保密期限和知悉范围必须与原文件完全一致。

复制件必须按照原件的同等保密要求进行严格管理（登记、存放、使用、传递、销毁）。

严禁复制的电子文件操作

处理涉密电子文件时，严禁以下行为：

使用非涉密计算机、打印机、扫描仪、U盘、移动硬盘等设备处理或复制涉密信息。

通过互联网、普通电话、手机短信、即时通讯工具、普通电子邮件等传输涉密信息。

将涉密电子文件存储在非涉密存储介质或连接互联网的设备上。

替代方案：非核心内容摘录（需审批）

如确需使用密件部分内容，可考虑申请摘录非核心涉密内容。

摘录同样需要经过本单位保密部门和原制发机关审批同意。

摘录稿必须清晰标注密级、保密期限，并按涉密载体进行同等严格管理。

违规后果极其严重

法律责任： 擅自复制国家秘密属于违法行为。依据《中华人民共和国保守国家秘密法》第四十八条等相关法规，责任人将面临警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

泄密风险： 失控的复制件会直接导致国家秘密泄露，严重危害国家安全和利益，相关责任人需承担由此引发的一切后果。

正确操作流程概要

评估需求： 确认是否绝对必须复制原件，优先考虑传阅、借阅原件或在监督下查阅使用。

提交申请： 如必须复制，向本单位保密工作机构（保密办公室） 提交正式申请。

报请审批： 本单位保密机构审核后，报原制发机关审批，必须获得其书面批准。

监督复制（如获批）： 在指定涉密场所，由专人监督，使用专用涉密设备进行复制，并详细登记。

等同管理： 复制件按原件同等密级、保密期限和保密要求进行全程严格管理。

禁止操作（如未获批）： 如未获得原制发机关批准，严禁任何形式的复制行为。

特别重要提醒：

国家安全高于一切。 保守国家秘密是每个公民和组织的法定义务。

切勿心存侥幸或图省事而违规操作。

处理涉密文件遇到任何疑问或具体需求，务必第一时间咨询并遵从本单位保密工作机构（保密办公室）或当地保密行政管理部门的专业指导。